Règles à suivre pour l'inscription des noms et prénoms
La valeur xxxxx, qui correspond aux cas où le nom de famille fait défaut. De même, la valeur xxxxx au prénom correspond aux cas où celui-ci fait défaut.
Vous pouvez aussi utiliser des caractères génériques dans l'écriture d'un nom ou d'un prénom.
- '%' pour toute chaîne comprenant entre zéro et un nombre quelconque de caractères, peut-être utilisé comme préfixe ou suffixe. (ex: 'goudr%').
- '_' (caractère de soulignement) pour n'importe quel caractère unique. (ex: 'ann_').
- [ ] Tout caractère de l'intervalle ([a-f]) ou de l'ensemble spécifié ([abcdef]).
(ex: '[C-P]arsen' trouve les noms terminant par « arsen » et commençant par un caractère compris entre C et P, tels que Carsen, Larsen, Karsen, etc.).
- [^] Tout caractère en dehors de l'intervalle ([^a-f]) ou de l'ensemble spécifié ([^abcdef]). (ex: 'de[^l]%' trouve tous les noms commençant par « de » et dont la lettre suivante n'est pas « l ».)
Une inscription ne doit jamais comporter accent, trait d'union ou espace blanc. Les particules ne sont pas séparées du reste du nom: «DELAFONTAINE» et non pas «DE LA FONTAINE».
Les noms figurant dans les documents ont été transcrits tels quels par le PRDH, mais sans accents. À des fins de commodité, ils ont été indexés sous une forme standard, correspondant la plupart du temps à leur graphie moderne. Si vous n'utilisez pas l'orthographe que le PRDH a choisie pour standard, l'ordinateur vous corrigera automatiquement.
L’écriture des prénoms, par contre, a été unifiée au moment de la lecture du document. Ainsi, les formes «MAGDELAINE», «MAGDELEINE» et «MADELAINE», par exemple, ont été remplacées par «MADELEINE», qui est la graphie la plus utilisée de nos jours; vous devez donc utiliser cette forme moderne.
L'inscription d'un nom ou d'un prénom ne doit comporter qu'un seul élément. La notion de nom ou de prénom composé n'existe pas. Ainsi, «JEAN BAPTISTE» représente deux prénoms distincts, «JEAN» et «BAPTISTE». De même, les noms et surnoms sont traités comme deux noms. Pour les prénoms comme pour les noms, vous pouvez utiliser le deuxième champ
pour spécifier un deuxième prénom ou un deuxième nom ou surnom. Le choix «ET» fera en sorte qu'une recherche spécifiant deux prénoms ou deux noms n'obtiendra que les références aux cas où les deux éléments sont présents. L'option «OU» fera en sorte que seront retenus tous les cas où l'un ou l'autre des éléments est présent.
Ainsi, une recherche spécifiée ainsi: Roy ET Desjardins,
Jean OU Baptiste, ne retiendra que les cas où les deux noms, Roy et Desjardins sont
présents, et les cas où Jean ou Baptiste sont présents (incluant ainsi Jean tout
court, Baptiste tout court, Jean Baptiste,
Jean Pierre, Paul Baptiste, etc.